Gerir financeiramente uma empresa nos segmentos de micro e pequena empresa é realmente um problema sério, em nosso ambiente produtivo, principalmente quando de capacitação.
Não adianta você ter um espírito empreendedor e habilidades profissionais destacáveis se não tem a mínima noção de administração financeira, indexado a conhecimento de mercado e produção.
O empreendedor não precisa se formar na matéria, mas tem que ter fortes noções de administração ou contar com essas habilidades no seu sócio.
Quando ingeri o vírus da Qualidade Total pude perceber que tudo é possível, desde que eu queira. Esse instrumento nos norteia para o norte certo. Tudo é mais fácil e rápido.
Existem vários nichos de consultoria, mais o que mais me chama atenção é o trabalho correlacionado a organização de empresas. Por muito empreendedores terem começado a sua atividade por necessidade de sobrevivência, vimos o total descontrole organizacional, levando o mesmo a labirintos econômicos e financeiros.
Gostaria de enfocar algumas situações comuns que acontecem nessas empresas, levando as mesmas a erros de gestão e que podem ser melhoradas se adotarem as ações corretas.
Comecemos pelo momento atual, vivemos a Era do Conhecimento, da Informática, dos Dados, não podemos desconhecer esse fato, senão seremos eternamente um sapo no buraco. Vimos muitas empresas que estão desorganizadas, sem informações, sem dados. Para gerir eficazmente, necessitamos de respostas rápidas as demandas do dia a dia, tempo é dinheiro. Temos que controlar as entradas e saídas de dinheiro, de mercadorias, de estoque, de contas a pagar e a receber, da produção, controle bancário, certidões, etc. Sem esses mínimos controle você fica a deriva. Sem dados você está cego não sabe para onde ir. Você não tem condições de estabelecer o seu correto preço de venda. Sugiro implantar o Programa de Qualidade Total do SEBRAE.
Outro ponto que nos chama a atenção é a má administração do Fluxo de Caixa se houver. Como minha empresa vai funcionar se eu não sei o que entra e o que sai. Instrumentos você tem, como o programa Excel ou Planilhas Excel, que são de fácil manuseio. Mas não esqueça que o Fluxo de Caixa, tem que ser diário e temos que levar em consideração os prazos de nossa negociação com clientes e fornecedores, além dos impostos. Existem também disponíveis no mercado bons softwares de gestão de Fluxo de Caixa, vale apena investir.
Freqüentar seminários, cursos e treinamentos deveriam ser a sua disciplina rotineira, pois vemos várias aberrações administrativas comuns no contexto, como, o empresário misturar coisas de família com coisas da empresa. Vira uma Zona e depois ele vem nos argüir que não está vendo o lucro, que não sobra nada para pagar as despesas. Gente se estiver acontecendo isso, elimine rapidamente este procedimento, mesmos contrariando os seus sócios e familiares. Lógico que o lucro não vai aparecer, pois ele está sendo configurado como pagamento de escola para os filhos dos sócios, compra de veículos para os sócios, casas e apartamentos para os sócios, contas de supermercados dos sócios, etc. Pró-labore é só para quem realmente trabalha, distribuição de lucros é outra coisa e não se esqueça de reservar 20% para novos investimentos e reinvestimentos, não esqueça o 13% salário e férias. Se estiver acontecendo isso, reponha a empresa o que é dela. Chama-me atenção também, a questão de que o empresário tem outra empresa e mistura às contas, isso é desorganização. Não apavore, se não tiver dinheiro sobrando , contrate um contador externo e não interno pelo menos você vai poder dormir.
Lembro que se a sua empresa não for de Prestação de Serviços, você deverá manter os gastos com a folha de pagamento em até 30% do seu faturamento, pois acima se configura descontrole, então fique atento. No caso da atividade prestação de serviços vc pode chegar a 40%, dependendo logicamente da atividade.
Chamo a atenção para a sua relação com os clientes e fornecedores, com o cliente você tem que saber que ele é o Rei, sem ele você não existe. Cumpra seus prazos e assistências. Faça tudo para mantê-lo fidelizados. Seu nome e seu conceito são importantes para o mercado. Mantenha o canal de comunicação ativo. Negocie com ele, veja as suas necessidades. O mesmo deve ser feito junto ao seu fornecedor, se estiver devendo negocie, procure ser amigo, mostre a ele seu trabalho e seus sonhos. Não perca a credibilidade.
Não pense que esqueci, que tudo isso depende de Planejamento. Você deve construir seu planejamento estratégico, com base em informações, dados, pesquisas e estatísticas. Acompanhe os acontecimentos do mercado através de noticias, relatos, informações de pessoal credenciado. Veja e sinta a hora de crescer. Faça reuniões, ouça os clientes internos e externos, seja ousado. Palavras chave são Negociação e Oportunidades. Procure desafios, somente assim, você irá se realizar. Não deixe passar oportunidades. Busque sempre atualizar seus dados gerenciais.
O segredo do sucesso de você e sua empresa resumem-se simplesmente a relacionamentos e a sua capacidade de aprender a aprender.
Se seguir alguns desses conselhos talvez a gestão financeira não passe a ser mais o seu problema.